Am citit de curând un articol interesant, scris de William Oncken, Jr. și Donald L. Wass pentru Harvard Business Review, intitulat Management Time: Who’s Got the Monkey? (Timp pentru management: La cine e maimuța?) și o să vă povestesc mai jos câteva dintre ideile articolului. Articolul respectiv a fost scris pentru manageri, însa abordarea propusă de autori poate fi pusă în practică de oricine, atunci când ți se cere ajutorul în rezolvarea unei probleme.

Timpul petrecut la muncă de un manager se poate împărți în trei categorii: timp pentru activitățile cerute de managerul respectivului, timp pentru activitățile cerute de sistem și timpul aflat la discreția managerului, care îl include și pe cel dedicat rezolvării problemelor subordonaților. În cazul primelor două categorii, managerul trebuie să realizeze activitățile cerute, așa că singurul loc de manevră, unde poate să își elibereze niște timp, este în a treia categorie, iar una din metode este reducerea timpului petrecut cu rezolvarea problemelor subordonaților.

Autorii întreabă, în titlu, la cine e maimuța – ca să nu ne încurcăm în maimuțe, pentru că avem deja articolul cu mintea maimuță, vom folosi purici. Problemele și puricii se aseamănă în câteva aspecte: dacă le ai, nu îți dau pace, te pișcă, te enervează, câteodată scapi ușor de ele, câteodată petreci zile scărpinându-te și căutând o soluție.

Și la fel ca puricii, pot să sară ușor dintr-o parte în alta, de la o victima la alta. Ți s-a întâmplat vreodată la muncă să fii atât de ocupat cu rezolvarea problemelor altora încât să nu mai ai timp să îți rezolvi treaba? Sau altfel spus, atât de ocupat să prinzi puricii altora încât te mănâncă de viu ai tăi?

Să luăm o zi de muncă: ajungi la birou și te întâlnești cu unul dintre subordonații tăi, care te salută și îți spune:

“știi, avem o problemă”

după care se apucă să îți povestească ce s-a întâmplat. Când te confrunți cu un scenariu ca cel mai de sus, există două posibilități – ori ai suficiente informații sau îți sunt oferite suficiente informații cât să poți să iei o decizie pe moment, ori va trebui să îi spui subordonatului că te vei gândi și îi vei da un răspuns.

Poți să strivești puricele pe moment și să îl scapi astfel de mâncărimi pe cel care ți-a cerut ajutorul, ori tocmai te-ai trezit cu un purice pe tine, care va face ce știe el mai bine și anume să îți facă viața grea.

În a doua variantă, ceea ce tocmai s-a întâmplat este că ai devenit subordonatul subordonatului – sau al colegului care ți-a cerut ajutorul – tocmai ai acceptat să îi preiei problema și ți-ai asumat și că vei livra un rezultat. Că vei prinde tu puricele și îl vei strivi. Eventual, dacă nu vei rezolva problema repede, acesta va mai și veni din când în când să te întrebe cum merge prinderea puricelui, ca un supervizor.

Dacă, să zicem, ai o echipă de 10 oameni și fiecare vine la tine cu o problemă în fiecare zi, vei strânge 50 de purici într-o săptămână, iar 50 de purici te vor slei de puteri, cu siguranță.

Dacă de puricii-purici poți să afli ușor cum să scapi de ei, dacă nu știi deja, de puricii-problemă e un pic mai greu. Ceea ce poți să faci este:

– Când vine un subordonat cu o problemă, stabilește o întâlnire pentru a discuta acea problemă. Într-o întâlnire ad-hoc ca în scenariul de mai sus, este mai ușor să te trezești că ai luat un purice fără să vrei, doar pentru că discuția nu are loc într-un mediu în care să o poți dezbate așa cum trebuie. De asemenea, scopul final este să scapi de purice, iar asta se poate face cel mai ușor față în față sau prin telefon – prin e-mail vei irosi mai mult timp, pasând puricele înainte și înapoi;

– Un angajat, fie el contributor individual sau manager, poate da dovadă de 5 niveluri de inițiativă:

1. Să aștepte să i se zică ce să facă;
2. Să întrebe ce trebuie să facă;
3. Să recomande ce ar trebui făcut și să aplice pe baza aprobării superiorului;
4. Să acționeze independent și să informeze imediat;
5. Să acționeze independent și să raporteze conform procedurii stabilite, la intervale regulate;

În momentul în care cineva vine cu o problemă la tine, elimină din start variantele 1 și 2 și folosește doar nivelurile superioare de inițiativă; stabilește când respectivul te va informa de progresul rezolvării problemei;

– Fii mereu atent la cine e puricele, cine trebuie să facă ceva pentru a merge spre rezolvarea problemei – scopul tău este să-ți eliberezi din timp, iar fiecare purice îți mănâncă din el. De aceea, acceptă să iei un purice numai în urma discuției cu persoana care îl cară și dacă numai o acțiune din partea ta ar putea duce spre rezoluția problemei.

Scopul acestei abordări este să-ți permită să preiei controlul asupra timpului tău și să îl folosești cât mai eficient cu putință. Stephen Covey, unul dintre cei mai cunoscuți autori din domeniul time-managementului și care a popularizat și matricea de mai jos, spunea într-un articol că managerii cu care a vorbit de-a lungul timpului i s-au plâns că jumatate sau mai mult din timpul petrecut la muncă este irosit pe activități urgente, dar neimportante, activități care nu aduc în vreun fel valoare.

Tendința oamenilor este de a se ocupa de activități urgente (cadranul 1 și 3), fără a mai lua în calcul și importanța lor (cadranul 1 și 2).

Poate părea urgent și important să postezi pe Facebook că a început să ningă afară, dar asta este o activitate care aparține cadranului 4, oricât ai vrea să fii primul care postează. Sau știi cum e când nu ai chef de muncă, dar nici nu ai sta degeabă și începi să-ți aranjezi miile de mailuri din inbox? Tot cadranul 4.

În cadranul 3 sunt întreruperile – telefoanele și mailurile neimportante, meetingurile la care ești doar spectator sau bârfa de birou.

În cadranul 2 avem activități cum ar fi dezvoltarea personală sau profesională, crearea de relații sau proiectele care au termene limite îndepărtate.

Iar în cadranul 1, urgențele: proiecte cu termene limită apropiate, cereri urgente din partea managerului, calluri importante cu clientii, șamd.

Este lăudabil să îi ajuți pe alții să-și prindă puricii și să le rezolvi problemele, însă pentru tine, o astfel de activitate pică de obicei în cadranul 3, la activități urgente dar neimportante, iar dacă ajutatul altora te împiedică să rezolvi eficient activitățile importante, fie ele urgente sau nu, trebuie să preiei controlul timpului tău și să te concentrezi pe aceste activități.

Mai mult, responsabilizarea subordonaților și mărirea gradului lor de inițiativă, deși la început îți poate consuma mai mult timp și poate părea riscant, pe termen mediu-lung va aduce beneficii atât lor, cât și ție. Însă despre asta voi vorbi mai pe larg în următorul articol, unde voi aborda și subiecte cum ar fi efectul Pygmalion și micro-managementul.

Articol scris de Ștefan Ghimpău. Adaugă-mă pe LinkedIn si spune-mi cum pot să te ajut.